Zły VAT i cztery części przetargu do kosza. Problemy słupskiej przychodni

Miała być dostawa sprzętu medycznego. Skończyło się na konieczności powtórzenia niemal całego przetargu. Samodzielny Publiczny Miejski Zakład Opieki Zdrowotnej w Słupsku unieważnił cztery z pięciu części postępowania, bo w dokumentacji przy pozycji „dostawa/transport” wpisano 23 proc. VAT zamiast 8 proc. Błąd przeszedł przez komisję przetargową, księgowość, dział zamówień publicznych i zatwierdzenie kierownika. Został zauważony dopiero po otwarciu ofert, kiedy dokumentacji nie można już było poprawić. Łączna szacunkowa wartość czterech unieważnionych części przekracza 89,5 tys. zł netto.

Postępowanie pod nazwą „Dostawa sprzętu medycznego 3” zostało wszczęte 23 lipca. SPMZOZ chciał kupić kozetki lekarskie, elektroniczne tablice do badania ostrości wzroku, wagi ze wzrostomierzem, wagi z analizatorem składu ciała oraz lodówkę z monitoringiem temperatury.

Plan był nieskomplikowany. Pięć zadań, pięć grup sprzętu.

Administracja postanowiła jednak przypomnieć, że nawet prosty zakup można skutecznie zamienić w procedurę z dogrywką.

Cztery zadania do kosza

Problem dotyczył pierwszych czterech części postępowania.

Ich szacunkową wartość określono na:

• 24 980 zł netto za kozetki lekarskie,
• 39 800 zł netto za elektroniczne tablice do badania ostrości wzroku,
• 13 956,79 zł netto za wagi ze wzrostomierzem,
• 10 773,58 zł netto za wagi z analizatorem masy ciała.

Łącznie było to 89 510,37 zł netto.

Powód unieważnienia nie był szczególnie wyszukany.

W dokumentacji zamówienia przy pozycji „DOSTAWA/TRANSPORT” wpisano 23 proc. VAT. Dopiero podczas badania ofert zamawiający uznał, że właściwa powinna być stawka 8 proc., odpowiadająca stawce dla świadczenia głównego.

Różnica wynosiła 15 punktów procentowych.

Niby jedna rubryka. Wystarczyła, aby cztery części postępowania trzeba było wyrzucić do kosza.

Po upływie terminu składania ofert SPMZOZ nie mógł już zmienić treści Specyfikacji Warunków Zamówienia. Przed podjęciem decyzji zasięgnięto opinii prawnej i 5 sierpnia cztery części postępowania zostały unieważnione.

Kilka par oczu i żadna nie zauważyła

Najciekawiej robi się wtedy, gdy pada pytanie, kto dokumentację przygotowywał i kto ją sprawdzał.

Nie był to samotny urzędnik zamknięty w pokoju z kalkulatorem i regulaminem zamówień publicznych.

Dokumentację przygotowywała komisja przetargowa. W jej skład wchodzili pracownicy działu księgowości, techniczno-administracyjnego oraz zamówień publicznych.

Przed publikacją dokumentację zatwierdzał kierownik zamawiającego.

Zewnętrzny doradca prawny dokumentacji wcześniej nie weryfikował.

Czyli papier przeszedł przez kilka stanowisk i kilka osób.

Stawka 23 proc. została.

SPMZOZ określa dziś zdarzenie jako „pomyłkę merytoryczną”.

Zakład zaznacza również, że przed terminem składania ofert żaden z wykonawców nie zwrócił uwagi na błędny VAT.

Błąd został wykryty dopiero podczas badania ofert.

Kontrola zadziałała więc bez zarzutu. Tyle że dopiero wtedy, gdy było już za późno, żeby coś uratować.

Chętnych nie brakowało

Przetarg nie upadł z powodu braku zainteresowania przedsiębiorców.

Na kozetki wpłynęły trzy oferty.

Na elektroniczne tablice do badania ostrości wzroku – cztery.

Na wagi ze wzrostomierzem – również cztery.

Na wagi z analizatorem masy ciała – trzy.

W dwóch częściach najtańsze oferty mieściły się w budżecie przygotowanym przez zakład.

Na kozetki SPMZOZ zamierzał przeznaczyć 26 978,40 zł brutto. Najtańsza oferta firmy RONOMED wynosiła 19 748,88 zł.

Na elektroniczne tablice przygotowano 42 984 zł. Najniższa oferta firmy TECHNOMEX opiewała na 41 tys. zł.

W przypadku wag ze wzrostomierzem najtańsza oferta wynosiła 16 200 zł, przy budżecie 15 073,33 zł. Różnica wynosiła 1126,67 zł.

Przy wagach z analizatorem masy ciała różnica była wręcz kosmetyczna.

SPMZOZ miał 11 635,47 zł.

Najtańsza oferta wynosiła 11 750,40 zł.

Zabrakło 114,93 zł.

Zakład nie chce jednak przesądzać, czy bez błędu dotyczącego VAT udałoby się wyłonić wykonawców. Jak tłumaczy, problem wykryto na początku badania ofert i postępowanie w tych częściach zostało przerwane.

Możliwości więc były. Tyle że procedura nie zdążyła sprawdzić, dokąd prowadzą.

Lodówka ocalała

Z pięciu części zamówienia szczęśliwie do mety dotarła jedna.

Dostawa lodówki medycznej z monitoringiem temperatury.

Wpłynęły dwie oferty: 16 020,75 zł oraz 33 640,50 zł.

Wybrano pierwszą, od firmy BITBLUE FROST Krzysztof i Justyna Chomiuk.

Lodówka kosztowała więc 16 020,75 zł.

Przed otwarciem ofert SPMZOZ deklarował, że na jej zakup zamierza przeznaczyć 15 085,38 zł.

Ostatecznie trzeba było dołożyć 935,37 zł.

Pieniądze się znalazły.

Lodówkę udało się kupić.

Kozetki, tablice i wagi dostały drugą szansę w kolejnym przetargu.

Wszystko od nowa, ale podobno bez opóźnień

Ponowne postępowanie dotyczące czterech niezrealizowanych części zostało już ogłoszone.

Zakres pozostaje taki sam. SPMZOZ nadal chce kupić kozetki lekarskie, elektroniczne tablice do badania ostrości wzroku, wagi ze wzrostomierzem oraz wagi z analizatorem masy ciała.

Szacunkowa wartość zamówienia także się nie zmienia.

Zakład zapewnia, że konieczność przeprowadzenia czterech części jeszcze raz nie spowoduje opóźnienia wyposażenia placówek.

Umowy mają zostać podpisane najpóźniej do końca września.

Innymi słowy: procedura została przeprowadzona, unieważniona i przeprowadzona ponownie, ale według SPMZOZ harmonogram ani drgnął.

Papier zrobił pełne okrążenie. Kalendarz najwyraźniej nie zauważył.

Zakupy są przy tym realizowane w ramach projektu grantowego „Wsparcie podstawowej opieki zdrowotnej (POZ)”.

Maksymalna wartość grantu wynosi 590 025 zł.

Z tego 470 308,93 zł stanowią środki europejskie, a 119 716,07 zł pochodzi z budżetu państwa.

Umowa grantowa obowiązuje od 29 czerwca 2026 roku do 28 czerwca 2027 roku.

SPMZOZ zapewnia, że unieważnienie czterech części postępowania nie zagraża terminowemu wykorzystaniu środków i nie przewiduje utraty, zmniejszenia ani konieczności zwrotu części dofinansowania.

Instytucja finansująca projekt nie została poinformowana o konieczności powtórzenia przetargu.

Zakład wyjaśnia, że nie było takiej potrzeby, ponieważ zakupy nadal są realizowane zgodnie z harmonogramem.

Błąd był. Procedury zostają

Po wykryciu pomyłki SPMZOZ przeprowadził wewnętrzną analizę jej przyczyn.

Zapytaliśmy, czy wobec osób odpowiedzialnych za przygotowanie lub sprawdzanie dokumentacji wyciągnięto konsekwencje służbowe.

Nie wyciągnięto. Zakład obecnie również ich nie planuje.

SPMZOZ argumentuje, że błąd został wykryty przed udzieleniem zamówienia, cztery części postępowania unieważniono, a przyczyny pomyłki przeanalizowano.

Pozostawało więc jeszcze jedno oczywiste pytanie.

Czy po zdarzeniu zmieniono procedurę sprawdzania dokumentacji przed publikacją?

Nie zmieniono.

Czyli komisja dokument przygotowała, odpowiednie działy go sprawdzały, kierownik zatwierdził, błąd przeszedł przez cały system, cztery części przetargu trzeba było unieważnić, po czym system pozostał taki sam.

Widocznie problemem była pomyłka. Procedura jest niewinna.

SPMZOZ informuje przy tym, że w latach 2025–2026 opublikował łącznie 18 postępowań prowadzonych na podstawie Prawa zamówień publicznych i żadne z nich nie zostało w całości unieważnione z przyczyn leżących po stronie zamawiającego.

Tyle że pytaliśmy o coś więcej.

Chcieliśmy wiedzieć, czy w latach 2024–2026 zdarzały się przypadki, gdy błędy w dokumentacji doprowadziły do unieważnienia części lub całego postępowania.

SPMZOZ ponownie odpowiedział wyłącznie, że żadne postępowanie nie zostało unieważnione w całości.

O wcześniejszych przypadkach unieważnienia pojedynczych części nie dowiedzieliśmy się niczego.

Najwyraźniej czasem najciekawsza część odpowiedzi to właśnie ta, której w niej zabrakło.